Condemnation / Preservation Periods

Preservation Periods of Records at Post Offices | डाकघरों में अभिलेखों की संरक्षण अवधि

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POST OFFICE ACCOUNT AND SUB ACCOUNT DEPARTMENT
SL NO	DESCRIPTION OF FORM	FORM NO	PERIOD OF PRESERVATION
1	H.O. Summery	ACG 1	3 Years
2	H.O. Cash Book	ACG 4	3 Years
3	Treasury Voucher	ACG 14	3 Years
4	Treasury Receipt	ACG 13	3 Years
5	Sub Office Account	PA 17(A)	3 Years
6	Treasury Cash Book	ACG 2	10 Years
7	Treasury Passbook	ACG 8	10 Years
8	S.O. Summery	ACG 3	18 Months
9	B.O. Summery	ACG 3A	18 Months
10	S.O. Daily Account	ACG 22	18 Months
11	S.O. Slip	PA 3	18 Months
12	Remittance Advice & Acknowledgement	ACG 15	18 Months
13	B.O. Daily Account	ACG 22	2 Years
14	B.O. Slip	PA 5	2 Years
15	General Receipt Book	ACG 67	5 Years
3) POSTAL ORDER DEPARTMENT
1	List and Journals of IPO Sold		18 Months
2	Register of IPOs & BPOs in stock		18 Months
3	List of IPOs & BPOs Paid		18 Months
4)MONEY ORDER DEPARTMENT
1	Book of MO Receipts	MO 1		2Years
2	Journal of MOs issued	MO 2		18 Months
3	Register of MOs Received for Payment	MO 3		18 Months
4	Journal of MOs Paid	MO 4(s)		18 Months
5	Compilation of MOs Paid	MO 20/23		18 Months
6	Compilation of daily totals of MOs issued	MO 22		18 Months
7	TMO Advice	MO 21		18 Months
8	TMOs Received and conformations			18 Months
9	Postman’s Book	MS 27		18 Months
10	Files of cases containing Paid MOs Received from Audit Office	Files		1 year
10	Files of cases containing Paid MOs Received from Audit Office	Paid MOs		2 Years
11	List Of MOs Presented in bulk for Booking			6 Months
12	Records relating to Inward and out ward Foreign MOs in Exchange Office			3 Years

4) Registration and Parcel Department
SL NO	DESCRIPTION OF FORM	FORM NO	PERIOD OF PRESERVATION
1	Register and Parcel Lists Received and Dispatched		2 Years
2	All other record Except above of Registration and Parcel Department And Mail Department		1 Years
3	Speed Post Department		6 Months
5) Sorting, Delivery, Deposit and Misc. Department
1	Correspondence Register		3 Years
2	Deposit Account	ACG 45	18 Months
3	Letter Postage Account	ACG 44	18 Months
4	Register of Post Box Holders	M 23	3 Years
5	Book of Postmarks	MS 19	18 months
6	Postmaster’s Order Book	Ms 1	3 Years
7	Monthly Statistical Register		3 Years
8	Monthly Statistical Abstract	MS 14	3 Years
9	Record Relating to Identity cards		18 months (after validity of cards)
10	Nominal Roll	MS 12	10 Years
11	Attendance Register	MS 37	5 Years
12	Enumeration Returns	MS 6	2 Years
13	Post Office Order Book		Permanent
14	Telegram “A” Message		2 months
15	Traffic Book of Telegrams		3 Years

6) Savings Bank Department
1	S.B. Ledger in H.O		Permanent
2	Closed, used up and transferred Ledger cards (If ledger agreement o.k.)		6 Years
3	S.O. S.B. Journals		Permanent
4	S. O. S. B. Ledgers(after last account closed)		6 Years
5	S.O. RD Journals		6 Years (after Last entry)
6	Guard File containing letters of Pledging deposits in security account		Permanent
7	Register of undeliverable passbooks		Permanent
8	Special Error Book maintained is S.B. branch		Permanent
9	S.B. P.R.	SB 26	3 YEARS
10	Monthly Statistical Register		3 Years
11	List of Silent accounts		Permanent
12	Application for Duplicate Passbooks		10 Years
13	List of withdrawals above Rs 2500/- by Single Handed S.O.		1 Year
14	Stock Register of Passbooks		18 Months
15	Index of Ledger Cards (after closed of all accounts)		6 Years
16	Ledger Cards of Silent Accounts		Permanent
17	Application for Local Transfer of Accounts		2Years
18	Index of P.R.		2 Years
19	S.B. Slips		18 Months
20	Duplicate of A.T.		2 Years
21	Register of A.T. (after obtaining certificate of no pending)		2 Years
22	Register of Rectification of Interest		3 Years
23	S.B. Voucher List	SB 22	2 Years
24	Objection Register (after rectification of objection)	SB 61	2 Years
25	Register of No of passbooks received for interest		2 Years
26	Duplicate copies of S.B.P.R received from B.O.		18 Months
27	Record Relating to D. D. Cases (Except indemnity Bond)		3 Years (after closer of all cases )
28	Record Relating to D. D. Cases (Where indemnity Bond Received)		6 Years (after closer of all cases )
29	Duplicate copies of credit/debit transfer journals		2 Years
30	Register of Collection of Cheques		2 Years
31	Stock Register of S.B. Cheques		2 Years
32	Register of returned Cheques		2 Years
33	Register of sanction of B.O. withdrawals	SB 45	2 Years
34	Register containing Photographs and other particulars of depositor		3 Years (After all accounts closed)
35	Applications for issue of new passbooks in lieu of spoilt ones		3 Years
37	Court attached orders of SB Deposits		2 Years (After close ofa/c)
38	Applications for issuing of SB Cheque Books		2 Years (After close of a/c)
39	Copies of Lists of Collection of Outstation Cheques		2 years ( Following financial year)
40	Record relating to collection of Local Cheques		2 Years
41	SB 28 Receipt Books		2 Years
42	Document Lists		2 Years
43	Long Books		2 Years
44	Application for Revival of Silent accounts		2 Years
45	Error Book maintained in connection with the deposit by auto transfer from S.B. Account to RD Account		5 years
46	Nominal roll of SB Branch		10 years
47	LOT Lists		6 Years after last entry

7) SAVINGS CERTIFICATES
1	Application for cancellation or variation of Nomination	NC 53	5 Years (after discharger of certificate)
2	Register of Nomination	NC 52	5 Years (after discharger of certificate)
3	Preliminary Receipt Book	NC 4	3 Years
4	List of Yearly Unsold Certificates		2 Years
5	Provisional Receipts for Savings Certificates	NC 11	3 Years
6	Counter Foils of Identity slips of Certificates		18 Months (after discharge of Certificate)
7	Special error book for Certificates		3 years
8	Monthly Statistical Register		3 Years
10	Journals of Certificates Issued and Discharged		18 Months
11	Monthly Summaries of Certificates Issued & Discharged		18 Months
12	Stock Register of Certificates		Permanent
13	Application for Purchase or transfer in lieu of Duplicate have been issued		6 Years (after discharge of Certificate)
14	Journals of Certificates issued through Authorized Agents		18 Months
15	Ledger for Payment of Authorized Agent’s commission		3 Years
16	Partly used up AGENT’S RECEIPT BOOK		5 Years
8) ADMINISTRATIVE BRANCH
1	Correspondence Register		3 Years
2	Personal Files		3 Years after retirement or death
9) OTHER RECORDS
1	Counter foils of Receipts and Daily lists of Telephone Revenue Collection	Eng 9	2 Years
2	Pension Schedule		3 Years

डाकघरों में अभिलेखों की संरक्षण अवधि

डाकघर खाता एवं उप खाता विभाग
क्र नहीं	फॉर्म का विवरण	फॉर्म नं	की अवधि संरक्षण
1	हो समरी	एसीजी 1	3 वर्ष
2	एचओ कैश बुक	एसीजी 4	3 वर्ष
3	ट्रेजरी वाउचर	एसीजी 14	3 वर्ष
4	राजकोष रसीद	एसीजी 13	3 वर्ष
5	उप कार्यालय खाता	पीए 17(ए)	3 वर्ष
6	ट्रेजरी कैश बुक	एसीजी 2	10 वर्ष
7	ट्रेजरी पासबुक	एसीजी 8	10 वर्ष
8	तो समरी	एसीजी 3	18 महीने
9	बीओ समरी	एसीजी 3ए	18 महीने
10	एसओ दैनिक लेखा	एसीजी 22	18 महीने
11	तो पर्ची	पीए 3	18 महीने
12	प्रेषण सलाह एवं पावती	एसीजी 15	18 महीने
13	बीओ दैनिक खाता	एसीजी 22	2 साल
14	बीओ पर्ची	पीए 5	2 साल
15	सामान्य रसीद बुक	एसीजी 67	5 साल
3) पोस्टल ऑर्डर विभाग
1	बेचे गए आईपीओ की सूची और जर्नल		18 महीने
2	स्टॉक में आईपीओ और बीपीओ का रजिस्टर		18 महीने
3	भुगतान किए गए आईपीओ और बीपीओ की सूची		18 महीने
4)मनीऑर्डर विभाग
1	एमओ रसीदों की पुस्तक	एमओ 1		2 साल
2	एमओ का जर्नल जारी किया गया	एमओ 2		18 महीने
3	भुगतान हेतु प्राप्त एमओ का रजिस्टर	एमओ 3		18 महीने
4	जर्नल ऑफ़ एमओज़ पेड	एमओ 4(एस)		18 महीने
5	भुगतान किए गए एमओ का संकलन	एमओ 20/23		18 महीने
6	जारी किए गए एमओ के दैनिक योग का संकलन	एमओ 22		18 महीने
7	टीएमओ सलाह	एमओ 21		18 महीने
8	टीएमओ प्राप्त हुए और पुष्टिकरण			18 महीने
9	डाकिया की किताब	एमएस 27		18 महीने
10	पेड एमओ से प्राप्त मामलों की फाइलें लेखापरीक्षा कार्यालय	फ़ाइलें		1 वर्ष
10	पेड एमओ से प्राप्त मामलों की फाइलें लेखापरीक्षा कार्यालय	भुगतान किए गए एमओ		2 साल
11	बुकिंग के लिए थोक में प्रस्तुत एमओ की सूची			6 महीने
12	आवक और बाह्य वार्ड विदेशी से संबंधित अभिलेख विनिमय कार्यालय में एमओ			3 वर्ष

4) पंजीकरण एवं पार्सल विभाग
क्र नहीं	फॉर्म का विवरण	फॉर्म नं	की अवधि संरक्षण
1	रजिस्टर और पार्सल सूचियाँ प्राप्त और भेजी गईं		2 साल
2	उपरोक्त पंजीकरण को छोड़कर अन्य सभी रिकार्ड पार्सल विभाग और मेल विभाग		1 साल
3	स्पीड पोस्ट विभाग		6 महीने
5) छंटाई, वितरण, जमा और विविध। विभाग
1	पत्राचार रजिस्टर		3 वर्ष
2	जमा खाता	एसीजी 45	18 महीने
3	पत्र डाक खाता	एसीजी 44	18 महीने
4	पोस्ट बॉक्स धारकों का रजिस्टर	एम 23	3 वर्ष
5	पोस्टमार्क की पुस्तक	एमएस 19	18 महीने
6	पोस्टमास्टर की ऑर्डर बुक	सुश्री 1	3 वर्ष
7	मासिक सांख्यिकी रजिस्टर		3 वर्ष
8	मासिक सांख्यिकीय सार	एमएस 14	3 वर्ष
9	पहचान पत्र से सम्बंधित रिकार्ड		18 महीने (बाद) कार्ड की वैधता)
10	नाममात्र रोल	एमएस 12	10 वर्ष
11	उपस्थिति लेखा	एमएस 37	5 साल
12	गणना रिटर्न	एमएस 6	2 साल
13	पोस्ट ऑफिस ऑर्डर बुक		स्थायी
14	टेलीग्राम “ए” संदेश		2 महीने
15	टेलीग्राम की ट्रैफिक बुक		3 वर्ष

6) बचत बैंक विभाग
1	एचओ में एसबी लेजर		स्थायी
2	बंद किए गए, उपयोग किए गए और स्थानांतरित किए गए लेजर कार्ड (यदि खाता बही समझौता ठीक है)		6 साल
3	एसओएसबी जर्नल्स		स्थायी
4	एसओएसबी लेजर (अंतिम खाता बंद होने के बाद)		6 साल
5	एसओ आरडी जर्नल्स		6 वर्ष (अंतिम के बाद) प्रवेश)
6	गार्ड फ़ाइल जिसमें सुरक्षा खाते में जमा राशि के प्रतिज्ञा पत्र शामिल हैं		स्थायी
7	अवितरित पासबुकों का रजिस्टर		स्थायी
8	एसबी शाखा में विशेष त्रुटि पुस्तिका का रखरखाव किया जाता है		स्थायी
9	एसबीपीआर	एसबी 26	3 वर्ष
10	मासिक सांख्यिकी रजिस्टर		3 वर्ष
11	मूक खातों की सूची		स्थायी
12	डुप्लीकेट पासबुक के लिए आवेदन		10 वर्ष
13	सिंगल द्वारा 2500/- रुपये से अधिक की निकासी की सूची एसओ को सौंप दिया		1 वर्ष
14	पासबुक का स्टॉक रजिस्टर		18 महीने
15	लेजर कार्ड का सूचकांक (सभी खाते बंद होने के बाद)		6 साल
16	मूक खातों के लेजर कार्ड		स्थायी
17	खातों के स्थानीय हस्तांतरण के लिए आवेदन		2 साल
18	पीआर का सूचकांक		2 साल
19	एसबी स्लिप्स		18 महीने
20	एटी का डुप्लिकेट		2 साल
21	एटी का रजिस्टर (कोई लंबित न होने का प्रमाण पत्र प्राप्त करने के बाद)		2 साल
22	ब्याज के सुधार का रजिस्टर		3 वर्ष
23	एसबी वाउचर सूची	एसबी 22	2 साल
24	आपत्ति रजिस्टर (आपत्ति के सुधार के बाद)	एसबी 61	2 साल
25	ब्याज हेतु प्राप्त पासबुकों की संख्या का रजिस्टर		2 साल
26	बीओ से प्राप्त एसबीपीआर की डुप्लिकेट प्रतियां		18 महीने
27	डीडी मामलों से संबंधित रिकॉर्ड (क्षतिपूर्ति बांड को छोड़कर)		3 वर्ष (सभी मामलों के बंद होने के बाद)
28	डीडी मामलों से संबंधित रिकॉर्ड (जहाँ क्षतिपूर्ति बांड प्राप्त हुआ)		6 साल (सभी मामलों के बंद होने के बाद)
29	क्रेडिट/डेबिट ट्रांसफर जर्नल की डुप्लिकेट प्रतियां		2 साल
30	चेकों के संग्रहण का रजिस्टर		2 साल
31	एसबी चेक का स्टॉक रजिस्टर		2 साल
32	लौटाए गए चेक का रजिस्टर		2 साल
33	बीओ निकासी की मंजूरी का रजिस्टर	एसबी 45	2 साल
34	फोटोग्राफ और अन्य युक्त रजिस्टर जमाकर्ता का विवरण		3 वर्ष (आख़िरकार खाते बंद)
35	खराब पासबुक के बदले नई पासबुक जारी करने हेतु आवेदन		3 वर्ष
37	कोर्ट ने एसबी डिपॉजिट के आदेश संलग्न कर दिए		2 साल (ऑफा/सी बंद होने के बाद)
38	एसबी चेक बुक जारी करने के लिए आवेदन		2 साल (खाता बंद होने के बाद)
39	आउटस्टेशन के संग्रह की सूची की प्रतियां चेकों		2 साल ( अगले वित्तीय वर्ष)
40	स्थानीय चेकों के संग्रहण से संबंधित रिकार्ड		2 साल
41	एसबी 28 रसीद पुस्तकें		2 साल
42	दस्तावेज़ सूचियाँ		2 साल
43	लंबी किताबें		2 साल
44	मूक खातों के पुनरुद्धार के लिए आवेदन		2 साल
45	के संबंध में त्रुटि पुस्तिका संधारित की गई एसबी खाते से आरडी खाते में ऑटो ट्रांसफर द्वारा जमा		5 साल
46	एसबी शाखा का नाममात्र रोल		10 वर्ष
47	बहुत सारी सूचियाँ		अंतिम प्रविष्टि के 6 वर्ष बाद

7) बचत प्रमाणपत्र
1	को रद्द करने या बदलाव के लिए आवेदन नामांकन	एनसी 53	5 वर्ष (बाद में) का निर्वहनकर्ता प्रमाणपत्र)
2	नामांकन का रजिस्टर	एनसी 52	5 वर्ष (बाद में) का निर्वहनकर्ता प्रमाणपत्र)
3	प्रारंभिक रसीद बुक	एनसी 4	3 वर्ष
4	वार्षिक न बिके प्रमाणपत्रों की सूची		2 साल
5	बचत के लिए अनंतिम रसीदें प्रमाण पत्र	एनसी 11	3 वर्ष
6	पहचान पर्चियों के काउंटर फ़ॉइल प्रमाण पत्र		18 महीने (बाद में) प्रमाणपत्र का निर्वहन)
7	प्रमाणपत्रों के लिए विशेष त्रुटि पुस्तिका		3 वर्ष
8	मासिक सांख्यिकी रजिस्टर		3 वर्ष
10	जारी किए गए प्रमाणपत्रों के जर्नल और छुट्टी दे दी गई		18 महीने
11	जारी किए गए प्रमाणपत्रों का मासिक सारांश एवं छुट्टी दे दी गई		18 महीने
12	प्रमाणपत्रों का स्टॉक रजिस्टर		स्थायी
13	बदले में खरीद या हस्तांतरण के लिए आवेदन के डुप्लिकेट जारी किए गए हैं		6 वर्ष (बाद में) का निर्वहन प्रमाणपत्र)
14	प्रमाणपत्रों के जर्नल जारी किए गए अधिकृत एजेंटों के माध्यम से		18 महीने
15	अधिकृत एजेंटों के भुगतान के लिए खाता बही आयोग		3 वर्ष
16	एजेंट की रसीद बुक आंशिक रूप से उपयोग हो चुकी है		5 साल
8) प्रशासनिक शाखा
1	पत्राचार रजिस्टर		3 वर्ष
2	व्यक्तिगत फ़ाइलें		3 साल बाद सेवानिवृत्ति या मृत्यु
9) अन्य रिकार्ड
1	रसीदों और दैनिक सूचियों के काउंटर फ़ॉइल टेलीफोन राजस्व संग्रह	इंजी 9	2 साल
2	पेंशन अनुसूची		3 वर्ष